Introducción
HermesAI es una plataforma de análisis financiero con capacidades multimoneda y multiempresa. Este manual describe los procedimientos operativos para el manejo de estados financieros, generación de reportes y análisis avanzado.
Público objetivo
Analistas, contadores, auditores y directivos.
Objetivo
Operación segura, eficiente y estandarizada.
Soporte
Mesa de ayuda y documentación en línea.
Acceso y Roles
Ingresar a la plataforma con usuario y contraseña corporativos.
Seleccionar rol: Administrador, Analista senior, Analista junior o Solo lectura.
Configurar doble factor de autenticación (opcional).
Consejo de seguridad
Utilice siempre contraseñas seguras y active la autenticación de dos factores para mayor protección.
Configuración Inicial
Configura las empresas, usuarios, monedas y parámetros del sistema antes de comenzar a importar datos.
Gestión de Empresas
Monedas y Tasas de Cambio
Usuarios y Control de Accesos
Periodos Contables
Recomendación Inicial
Configura primero las empresas y sus monedas base, luego crea los usuarios asignándoles acceso a las empresas correspondientes. Finalmente, define los periodos contables antes de comenzar la importación de datos.
Importación de Datos
Importa balances de comprobación desde archivos CSV, Excel o PDF con validación automática y guardado en Supabase.
Formatos Soportados
- CSV: Archivos de texto separados por comas
- Excel: Archivos .xlsx y .xls
- PDF: Extractos bancarios y reportes
- Validación: Detección automática de formato
Validación Automática
- Estructura: Detección de columnas (Código, Descripción, Saldo)
- Valores numéricos: Conversión automática a formato decimal
- Fechas: Validación contra período contable seleccionado
- Totales: Verificación de coherencia en balances
Proceso de Importación
- Seleccionar empresa y período contable destino
- Arrastrar y soltar archivo o hacer clic para seleccionar
- Revisar previsualización con datos detectados
- Confirmar validación y mapeo de columnas
- Guardado automático en Supabase con registro de importación
Estructura Recomendada
| Columna | Ejemplo | Requerido |
|---|---|---|
| Código | 1.01.001 | Sí |
| Descripción | Caja General | Sí |
| Saldo Actual | 1,000.00 | Sí |
| Débitos | 500.00 | Opcional |
| Créditos | 300.00 | Opcional |
Integraciones ERP (Odoo)
Conecta tu instância de Odoo directamente con HermesAI para sincronizar tu plan de cuentas y saldos con un solo clic.
Configuración de Conexión
- Navega a Configuración > Integraciones
- Ingresa la URL base (ej:
https://mi-empresa.odoo.com) - Especifica la Base de Datos (solo el nombre, ej:
mi-db) - Proporciona Email y Contraseña/API Key
- Guarda y prueba la conexión
Flujo de Sincronización
- Autenticación Segura: Vía Edge Function proxy (sin CORS)
- Extracción: Plan de cuentas y apuntes contables
- Cálculo: Saldos finales por cuenta y período
- Mapeo Automático: Clasificación inteligente (Activo, Pasivo...)
Solución de Problemas Comunes
- Database not found: Asegúrate de usar solo el nombre de la DB, no la URL completa.
- Credenciales: Verifica que el usuario tenga permisos de Contabilidad/Facturación.
- Conexión: Para Odoo on-premise, permite conexiones externas en tu firewall.
Mapeo de Cuentas
Sistema de mapeo universal que transforma cuentas contables específicas a ítems estandarizados usando plantillas SUDEASEG y generales.
Plantillas de Cuentas
Plantilla General
Estructura universal para cualquier empresa
Plantilla SUDEASEG
Específica para empresas de seguros
Mapeo Automático
- Detección automática: Identifica el tipo de plan contable
- Asignación inteligente: Sugiere mapeos basados en códigos y descripciones
Gestión de Mapeos
- Revisión visual: Interfaz para validar mapeos automáticos
- Ajustes manuales: Capacidad de modificar asignaciones
Proceso de Mapeo
- Importar datos contables de la empresa
- El sistema detecta automáticamente el tipo de plan contable
- Se aplica mapeo automático basado en la plantilla correspondiente
- Revisar y ajustar mapeos en la interfaz visual
- Guardar configuración para uso futuro
- Los datos mapeados están listos para análisis comparativo
Consolidación Multiempresa
Sistema de consolidación automatizado que permite combinar estados financieros de múltiples empresas en una moneda de presentación común, con soporte para eliminaciones intercompañía y conversión de monedas.
Conversión de Monedas
- Moneda base por empresa: Cada empresa opera en su moneda local
- Moneda de presentación: Selección de USD, EUR, VES u otras
- Tasas automáticas: Integración con BCV para tasas históricas
- Métodos contables: Activos/pasivos al cierre, resultados al promedio
Eliminaciones Intercompañía
- Detección automática: Identifica transacciones entre empresas del grupo
- Cuentas por cobrar/pagar: Eliminación de saldos intercompañía
- Resultados no realizados: Ajuste por ganancias/pérdidas no realizadas
- Validación de saldos: Verificación de contrapartidas coincidentes
Proceso de Consolidación
- Seleccionar empresas del grupo a consolidar
- Definir periodo y moneda de presentación
- Configurar reglas de eliminación intercompañía
- Ejecutar proceso automático de consolidación
- Revisar reporte de diferencias y ajustes
- Generar estados financieros consolidados
Diagrama de Flujo de Consolidación
Estados y Reportes
Módulos completos para generación de estados financieros estándar con análisis comparativo, variaciones y soporte multi-moneda.
Balance General
- Estructura estandarizada: Activos, pasivos y patrimonio
- Análisis comparativo: Períodos actual vs anterior
- Soporte multi-moneda: Conversión automática
- Notas automáticas: Explicaciones por rubro significativo
- Exportación: PDF, Excel con formatos corporativos
Estado de Resultados
- Vistas múltiples: Anual, trimestral, mensual
- Análisis de variación: Comparativo con períodos anteriores
- Margenes y ratios: Cálculo automático de indicadores
- Segmentación: Por empresa, unidad de negocio, producto
- Tendencia histórica: Gráficos de evolución temporal
Flujo de Efectivo
- Método indirecto: Conversión desde resultado neto
- Clasificación automática: Operativo, inversión, financiamiento
- Partidas no monetarias: Ajuste automático por depreciación
- Conciliación: Validación con cambios en saldos
- Análisis de liquidez: Capacidad de generación de efectivo
Ejemplo de KPI
| KPI | Fórmula | Objetivo | Semáforo |
|---|---|---|---|
| Margen Bruto | (Ingresos - Costo Ventas) / Ingresos | ≥ 35% | Verde ≥ 35% |
| Liquidez Corriente | Activos Corrientes / Pasivos Corrientes | ≥ 1.5 | Amarillo 1.2–1.5 |
Dashboards y KPIs
Sistema de dashboards ejecutivos con widgets configurables y KPIs personalizables para monitoreo financiero en tiempo real.
Widgets Disponibles
- Gráficos de líneas: Tendencia histórica de indicadores
- Gráficos de barras: Comparación entre empresas/períodos
- Tarjetas de KPI: Valores actuales con variación
- Tablas dinámicas: Datos detallados con filtros
- Indicadores semafóricos: Estado visual de cumplimiento
KPIs Personalizables
- Fórmulas flexibles: Cálculos basados en datos financieros
- Objetivos y umbrales: Definición de metas por indicador
- Segmentación: Por empresa, período, moneda, unidad
- Actualización automática: Sync con datos financieros
- Histórico: Tracking de evolución de indicadores
Creación de Dashboard
- Seleccionar plantilla o crear dashboard desde cero
- Agregar widgets desde la biblioteca disponible
- Configurar KPIs con fórmulas y objetivos
- Personalizar layout y colores corporativos
- Definir permisos de acceso y compartir
- Programar actualizaciones automáticas
Mejor Práctica
Utiliza colores consistentes por categoría (verde=positivo, rojo=negativo, amarillo=alerta) para facilitar la lectura rápida y toma de decisiones.
Alertas y Riesgos
Sistema de monitoreo proactivo con reglas configurables para detección temprana de riesgos financieros y notificaciones automáticas.
Reglas de Alerta
- Umbrales por KPI: Definición de límites para indicadores
- Variaciones porcentuales: Alertas por desviaciones significativas
- Tendencias negativas: Detección de patrones de deterioro
- Validación por empresa: Umbrales específicos por organización
- Condiciones compuestas: Reglas multi-variable complejas
Canales de Notificación
- Panel del sistema: Alertas visibles en interfaz principal
- Correo electrónico: Notificaciones a usuarios específicos
- Integraciones webhook: Conexión con sistemas externos
- Reportes programados: Resúmenes periódicos de alertas
- Escalamiento automático: Notificación a supervisores según severidad
Gestión de Alertas
- Niveles de severidad: Baja, media, alta y crítica
- Historial completo: Tracking de todas las alertas generadas
- Resolución con comentarios: Cierre documentado de incidentes
- Análisis de tendencias: Reportes de frecuencia y tipos de alertas
- Auditoría: Registro de acciones sobre cada alerta
Ejemplo de Niveles de Severidad
| Severidad | Umbral | Acción |
|---|---|---|
| Baja | Variación ≤ 5% | Registrar y monitorear |
| Media | Variación 5–10% | Notificar analista |
| Alta | Variación ≥ 10% | Escalar a responsable |
Matriz de Riesgo Cognitiva
La Matriz de Riesgo 5x5 utiliza lógica avanzada para clasificar amenazas financieras según la metodología ISO 31000.
Funcionamiento
Cruza la Probabilidad (Frecuencia histórica) con el Impacto (Efecto en EBITDA/Caja) para posicionar cada riesgo en el mapa de calor.
Variables Analizadas
- Riesgo de Iliquidez
- Riesgo de Apalancamiento Excesivo
- Riesgo de Rentabilidad Crítica
Colores del Heatmap
Auditoría Forense (Benford)
Utilizamos modelos estadísticos para identificar irregularidades en los registros financieros.
Ley de Benford
Basado en la frecuencia natural de los primeros dígitos. Desviaciones significativas sugieren manipulación o errores humanos.
Duplicados y Secuencias
Detección de saltos en numeración de facturas y asientos contables sospechosos.
Cumplimiento Normativo
HermesAI está diseñado para cumplir con los más altos estándares regulatorios internacionales y locales, facilitando la labor de cumplimiento (Compliance) de la empresa.
Estándares Internacionales
- NIIF/IFRS: Estados financieros bajo normas internacionales.
- SOC 2 / ISO 27001: Controles de seguridad de la información.
- GDPR/LGPD: Protección de datos personales de socios y empleados.
Cumplimiento Local (Venezuela)
- SUDEASEG 2026: Plan de cuentas oficial para seguros.
- SENIAT: Reportes compatibles con formatos impositivos.
- Legitimación de Capitales: Monitoreo de umbrales sospechosos.
Simulador de Escenarios
Herramienta de proyección financiera que permite modelar diferentes futuros posibles para la empresa basándose en ajustes a variables macroeconómicas y operativas clave.
Variables Ajustables
- Inflación: Proyección de ajuste de precios general.
- Crecimiento de Ventas: Variación porcentual de ingresos.
- Costo de Ventas (COGS): Eficiencia operativa.
- Gastos Operativos: Control de gastos fijos.
Escenarios Comparativos
- Escenario Base: Proyección actual/presupuesto.
- Escenario Optimista: Mejores condiciones de mercado.
- Escenario Pesimista: Condiciones adversas o crisis.
Visualización de Impacto
El módulo genera gráficos en tiempo real que superponen las curvas de Ingresos, EBITDA y Flujo de Caja para los tres escenarios, facilitando la toma de decisiones estratégicas.
Valoración de Empresas
Módulo avanzado para estimar el valor justo de mercado de la compañía utilizando metodologías financieras estándar.
Métodos Soportados
Flujo de Caja Descontado (DCF)
Calcula el valor presente de los flujos de caja futuros esperados, descontados a una tasa (WACC) que refleja el riesgo del negocio.
Múltiplos de Mercado
Valoración relativa comparando ratios clave (EV/EBITDA, P/E) con empresas similares del sector.
Parámetros de Entrada
- WACC (Weighted Average Cost of Capital): Costo promedio ponderado de las fuentes de financiamiento.
- Tasa de Crecimiento Terminal: Crecimiento perpetuo esperado tras el periodo de proyección.
- Capex (Capital Expenditure): Inversiones en activos fijos necesarias para sostener el crecimiento.
Evaluación de Seguros
Sistema inteligente que cruza la información contable de activos con las pólizas de seguros vigentes para identificar riesgos de cobertura.
Detección de Infraseguro
Alerta automática cuando el Valor en Libros (ajustado por inflación/reposición) de los activos es SUPERIOR a la Suma Asegurada en la póliza. Esto expone a la empresa a pérdidas financieras directas en caso de siniestro.
Detección de Supraseguro
Alerta cuando la Suma Asegurada es excesivamente superior al valor real de los activos, resultando en pagos de primas innecesarios que afectan el flujo de caja.
Tipos de Pólizas Gestionadas
Exportación
Sistema completo de exportación de datos financieros, reportes y análisis en múltiples formatos para diferentes usos.
Formatos Soportados
- Excel (.xlsx): Para análisis avanzado y manipulación de datos
- PDF: Para presentaciones ejecutivas y documentación formal
- CSV: Para integración con otros sistemas y procesamiento batch
- JSON: Para consumo por APIs y aplicaciones web
- HTML: Para visualización web y reportes interactivos
Opciones de Configuración
- Selección de empresas: Exportar datos de empresas específicas
- Rango de fechas: Períodos personalizados para exportación
- Nivel de detalle: Desde resúmenes ejecutivos hasta detalle completo
- Formato personalizado: Plantillas y formatos específicos
- Programación automática: Exportaciones recurrentes programadas
Tipos de Contenido Exportable
- Estados financieros completos: Balance, resultados, flujos
- Reportes de análisis: Variaciones, ratios, tendencias
- Datos brutos: Información contable sin procesar
- Dashboards: Paneles ejecutivos completos
- Alertas y riesgos: Reportes de monitoreo
- Configuraciones: Plantillas y mapeos de cuentas
Seguridad y Buenas Prácticas
Políticas de seguridad robustas para proteger la información financiera sensible y garantizar el cumplimiento de normativas.
Control de Accesos
- Principio de mínimos privilegios: Acceso limitado según funciones
- Autenticación de dos factores (2FA): Obligatorio para roles administrativos
- Revisión trimestral de accesos: Auditoría periódica con evidencia documentada
- Expiración de sesiones: Tiempos de inactividad configurados
- Contraseñas seguras: Políticas de complejidad y rotación
Auditoría y Monitoreo
- Bitácora completa: Registro de todas las acciones del sistema
- Auditoría de cambios críticos: Modificaciones a configuraciones y datos
- Exportación de logs: Capacidad de descargar registros de auditoría
- Alertas de seguridad: Notificaciones por actividades sospechosas
- Backups automáticos: Copias de seguridad programadas
Roles y Permisos del Sistema
| Rol | Accesos | Aprobaciones | 2FA Requerido |
|---|---|---|---|
| Administrador | Configuración completa, usuarios, seguridad, todos los datos financieros | Sí | Sí |
| Analista Senior | Importación, mapeo, reportes avanzados, tasas de cambio, consolidación | Sí | Sí |
| Analista Junior | Datos financieros básicos, reportes estándar, visualización | No | No |
| Solo Lectura | Visualización de reportes y dashboards, sin edición | No | No |
| Auditor | Acceso a logs de auditoría, reportes de seguridad | No | Sí |
Resolución de Problemas
Importación
Mapeo
Consolidación
Exportación
Preguntas Frecuentes
¿Cómo cambio de moneda?
¿Cómo exporto un reporte?
Glosario
Balance
Resumen de saldos contables por cuenta.
Rubros
Agrupaciones para presentación de estados.
Eliminaciones
Ajustes entre empresas del grupo.
Contacto y Soporte
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