1. Introducción
El Sistema de Gestión de Indicadores Empresariales de HermesAI es una plataforma web para administrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) bajo la metodología Balanced Scorecard (BSC) con 4 perspectivas estratégicas.
Financiera
Rentabilidad, ingresos, costos
Clientes
Satisfacción, retención, NPS
Procesos
Eficiencia, calidad, tiempos
Aprendizaje
Capacitación, innovación
¿Para quién es este sistema? Presidentes, VPs, gerentes y analistas que necesitan monitorear el cumplimiento de objetivos estratégicos con semáforos en tiempo real, análisis predictivo y reportes ejecutivos automatizados.
2. Acceso al Sistema
2.1 Inicio de Sesión
- Acceda a la URL del sistema proporcionada por su administrador.
- Seleccione el modo de conexión: Supabase (producción) o Demo (demostración).
- Ingrese su correo electrónico y contraseña.
- Haga clic en "Iniciar Sesión".
- El sistema le redirigirá automáticamente a la vista correspondiente según su rol.
Recuperación de contraseña: Si olvidó su contraseña, solicite al administrador un enlace de restablecimiento. Recibirá un correo con un link seguro para crear una nueva contraseña.
2.2 Roles del Sistema
| Rol | Alcance | Funciones Principales |
|---|---|---|
| Presidencia / Admin Global | Toda la organización | Dashboard global, BSC corporativo, reportes, alertas, gestión de usuarios, períodos, estructura organizacional, análisis predictivo |
| Vicepresidencia | VP asignada + sus gerencias | Vista VP, aprobar/rechazar datos, análisis histórico, diccionario de KPIs de su VP |
| Gerencia | Su gerencia únicamente | Cargar valores reales, enviar a validación, ver sus indicadores, planes de acción |
| Visualizador | Solo lectura | Consultar dashboards y reportes sin poder editar datos |
3. Dashboard Global
El Dashboard Global es la pantalla principal para el nivel estratégico (Presidencia). Muestra un resumen ejecutivo de toda la organización en tiempo real.
Componentes del Dashboard
Tarjetas por VP
Cada Vicepresidencia muestra: total de indicadores, distribución de semáforos (verde/amarillo/rojo) y porcentaje de cumplimiento promedio.
Gráficas Comparativas
Gráfica de barras comparando el desempeño entre VPs, gráfica de pie con distribución global de semáforos, y gauges radiales.
Sugerencias IA
Recomendaciones automáticas basadas en las VPs con mejor y peor desempeño, con acciones sugeridas.
Navegación Drill-down
Haga clic en cualquier VP para acceder a su detalle, o en una gerencia para ver sus indicadores específicos.
Exportar a Excel: Use el botón "Exportar Dashboard" para descargar toda la información en formato Excel con gráficas y datos organizados por VP y gerencia.
4. Scorecard Corporativo (BSC)
El Balanced Scorecard Corporativo muestra todos los indicadores estratégicos agrupados por las 4 perspectivas, con filtros por VP y tipo de perspectiva.
Funcionalidades
- Vista por perspectiva: Filtre entre Financiera, Clientes, Procesos y Aprendizaje.
- Gráficas radar: Visualice el balance entre perspectivas para cada VP.
- Ficha 360°: Haga clic en cualquier indicador para ver su ficha completa: historial, meta, responsable, planes de acción y análisis de tendencia.
- Exportar: Genere el Scorecard Estratégico en Excel con todas las perspectivas.
5. Sistema de Semáforos
Cada indicador se clasifica automáticamente con un semáforo según su porcentaje de cumplimiento respecto a la meta.
VERDE — En Meta
Cumplimiento ≥ 90%
El indicador cumple o supera la meta establecida.
AMARILLO — Alerta
Cumplimiento 70% – 89%
El indicador requiere atención y seguimiento cercano.
ROJO — Crítico
Cumplimiento < 70%
Requiere acción correctiva inmediata y plan de acción.
Fórmulas de Cálculo
Tendencia "Mayor es Mejor" (ej. ingresos, satisfacción)
Cumplimiento = (Valor Real /
Meta) × 100
Tendencia "Menor es Mejor" (ej. costos, rotación)
Cumplimiento = MIN(100, (Meta /
Valor Real) × 100)
Tendencia "Objetivo" (ej. ratio específico)
Cumplimiento basado en
proximidad al valor objetivo con tolerancia configurable
Umbrales personalizables: Los umbrales verde/amarillo son configurables por indicador. El administrador puede definir valores específicos según las necesidades de cada KPI.
6. Vistas VP y Gerencia
6.1 Vista de Vicepresidencia
Muestra el rendimiento consolidado de todas las gerencias bajo una VP. Incluye:
- Resumen con total de indicadores y distribución de semáforos
- Tarjetas por gerencia con su porcentaje de cumplimiento
- Gráfica de barras comparativa entre gerencias
- Navegación drill-down hacia cada gerencia
6.2 Vista de Gerencia
Es la pantalla principal de trabajo para los usuarios de nivel gerencia. Aquí se:
- Visualizan todos los indicadores asignados con sus metas y valores reales
- Registran los valores reales del período actual
- Envían datos a validación (VP)
- Descargan la plantilla CSV para carga masiva
- Consultan la ficha 360° de cada indicador
7. Carga de Datos
7.1 Carga Manual
Navegue a su Gerencia
Desde el menú lateral, acceda a la vista de su gerencia.
Ingrese Valores Reales
Para cada indicador, escriba el valor real alcanzado en el período actual. El semáforo se calculará automáticamente.
Guarde como Borrador
Los datos se guardan con estado "Borrador". Puede editarlos hasta que los envíe a validación.
Envíe a Validación
Al hacer clic en "Enviar a Validación", los datos quedan bloqueados y pasan a la VP para revisión.
7.2 Carga Masiva (CSV)
Para cargar múltiples indicadores a la vez:
- Descargue la plantilla CSV desde el botón "Descargar Plantilla".
- Complete los campos: nombre, descripción, fórmula, meta, valorReal, responsable, unidad.
- Suba el archivo CSV desde la opción "Carga Masiva".
- Revise la vista previa con la validación de datos.
- Confirme la importación seleccionando el modo: Agregar (suma a existentes) o Reemplazar (sustituye todos).
Importante: La carga masiva solo está disponible cuando el período está abierto. Si el período está cerrado o bloqueado, no podrá modificar datos.
8. Aprobación y Validación
El flujo de validación garantiza la calidad de los datos antes de que sean oficiales para el cálculo de indicadores.
Borrador
Gerencia edita
En Validación
VP revisa
Aprobado
Dato oficial
Para VP (Aprobar/Rechazar):
- Acceda a "Aprobación de Datos" en el menú lateral.
- Revise los indicadores pendientes agrupados por gerencia.
- Valide cada valor comparándolo con evidencias y comentarios.
- Haga clic en "Aprobar" o "Rechazar" (con comentario obligatorio).
9. Gestión de Períodos
Los períodos de medición controlan cuándo se pueden cargar y modificar datos. Solo el administrador global puede gestionarlos.
| Estado | Descripción | Acciones Permitidas |
|---|---|---|
| Abierto | Período activo para carga | Crear, editar y enviar datos |
| Pendiente | Creado pero no activo aún | Solo visualización |
| Cerrado | Período finalizado | Solo consulta histórica |
| Bloqueado | Datos congelados | Ninguna modificación posible |
10. Definición de Indicadores (KPIs)
Desde el "Diccionario de KPIs", el administrador define cada indicador con su ficha técnica completa.
Campos de un Indicador
11. Análisis Histórico
Visualice la evolución de cualquier indicador a lo largo del tiempo. Muestra gráficas de líneas con valores reales vs. metas por período.
- Seleccione el indicador y el rango de períodos a analizar
- Compare tendencias con líneas de referencia (meta)
- Identifique patrones estacionales o desviaciones
- Filtre por VP para análisis focalizado
12. Análisis Predictivo
El módulo predictivo proyecta el valor futuro de cada indicador basándose en datos históricos y calcula la probabilidad de cumplir la meta.
En Riesgo
Baja probabilidad de alcanzar meta
Probable
Probabilidad media de cumplimiento
Seguro
Alta confianza de alcanzar meta
Las gráficas muestran valor actual vs. proyección con línea de referencia de la meta. Filtre por VP y estado de riesgo para priorizar atención.
13. Alertas y Notificaciones
13.1 Alertas de Gestión (en pantalla)
Notificaciones en tiempo real sobre indicadores críticos, deadlines incumplidos y tendencias negativas. Visibles en el panel de alertas del dashboard.
13.2 Alertas por Email
Configure reglas de notificación por correo electrónico:
| Tipo de Alerta | Descripción |
|---|---|
| Umbral roto | Se envía cuando un indicador cae por debajo del umbral definido |
| Sin actualización | Alerta cuando un indicador no ha sido actualizado en el período |
| Tendencia negativa | Notifica deterioro sostenido en los últimos períodos |
| Resumen periódico | Envío programado (diario, semanal, mensual) con el estatus general |
14. Reportes Ejecutivos
El módulo de Reporte Ejecutivo genera un informe consolidado del período activo con la siguiente información:
- Resumen por gerencia: indicadores totales, verdes, amarillos, rojos
- Porcentaje de cumplimiento por área
- Estado de validación de datos
- Planes de acción asociados
15. Gestión de Riesgos
Registre y monitoree riesgos organizacionales clasificados por tipo:
Cada riesgo incluye: probabilidad, impacto, nivel resultante y plan de mitigación con seguimiento.
16. Planes de Acción
Cuando un indicador entra en zona amarilla o roja, se puede crear un plan de acción correctiva vinculado directamente al KPI afectado.
- Descripción de la acción correctiva
- Responsable asignado y fecha límite
- Estado de progreso (pendiente, en proceso, completado)
- Visible desde la Ficha 360° del indicador
17. Administración
17.1 Gestión de Usuarios
- Crear usuarios con email, nombre, rol y área asignada (VP/Gerencia)
- Activar o desactivar cuentas
- Enviar enlace de recuperación de contraseña
- Asignar permisos según la estructura organizacional
17.2 Estructura Organizacional
- Crear, editar y eliminar Vicepresidencias
- Crear, editar y eliminar Gerencias (vinculadas a una VP)
- Configurar códigos, iconos, colores y orden de visualización
17.3 Auditoría del Sistema
El Registro de Auditoría (Audit Log) registra todas las acciones realizadas en el sistema: quién, qué, cuándo y desde dónde. Útil para trazabilidad y cumplimiento normativo.
18. Importación y Exportación
Importación
- CSV con reconocimiento flexible de cabeceras (español/inglés)
- Importador global para administradores
- Carga masiva por gerencia
Exportación
- Dashboard completo a Excel
- BSC Estratégico a Excel
- Reporte Ejecutivo a Excel
- Vista de impresión optimizada para PDF
19. Preguntas Frecuentes
¿Puedo modificar datos después de enviarlos a validación?
No. Una vez enviados, los datos quedan bloqueados hasta que la VP los apruebe o rechace. Si son rechazados, vuelven a estado Borrador y podrá editarlos.
¿Qué pasa si el período se cierra y no cargué mis datos?
Los indicadores sin datos aparecerán como "Sin Dato" (gris) en el dashboard. Contacte al administrador para solicitar reapertura del período.
¿Puedo cambiar los umbrales de un indicador después de crearlo?
Sí. El administrador puede modificar los umbrales desde el Diccionario de KPIs en cualquier momento. Los cambios se reflejarán en la próxima carga de datos.
¿Cómo funciona el modo Demo?
El modo Demo usa datos de ejemplo en memoria local. No se conecta a Supabase ni guarda cambios. Es ideal para explorar la plataforma antes de implementarla.
¿Puedo exportar los gráficos?
Sí. Use los botones de exportación a Excel en cada módulo, o la función de Imprimir para generar un PDF con las gráficas incluidas.
20. Glosario
| Término | Definición |
|---|---|
| BSC | Balanced Scorecard — Cuadro de Mando Integral con 4 perspectivas estratégicas |
| KPI | Key Performance Indicator — Indicador Clave de Rendimiento |
| VP | Vicepresidencia — nivel organizacional superior a gerencias |
| Semáforo | Sistema visual de colores (verde/amarillo/rojo) que indica el nivel de cumplimiento |
| Meta | Valor objetivo que se desea alcanzar en un período determinado |
| Valor Real | Dato actual registrado contra el cual se mide el cumplimiento |
| Período | Ventana de tiempo para la medición de indicadores (mensual, trimestral, etc.) |
| RLS | Row-Level Security — seguridad a nivel de fila en la base de datos que limita el acceso según el rol del usuario |
| Ficha 360° | Vista completa de un indicador: historial, ficha técnica, planes de acción y análisis |